Mijn 12 beste productiviteitstips

Onderstaande tips hebben de tand des tijds en vooral alle mogelijke verleiding weerstaan. Voor mij werken ze. Eén ding hebben ze gemeen : ze zijn supereenvoudig en overal toepasbaar.

  1. Beter 10 kleine taken dan 1 groot
    Deze is vooral een aanrader voor taken die je niet zo graag doet. De meeste van mijn taakjes zijn 10 minuten, met een maximaal van 30 minuten.
    Voorbeeld : elke dag 10 minuten bureaurafel opruimen. Niet meer en niet minder. Evenals elke dag 10 minuten de keuken opruimen. Het is niet dat ik reikhalzend uitzie naar opruimen. 10 minuten is behapbaar en zelfs al heb ik helemaal geen zin, ik kan mijzelf wel overtuigen om een vervelende karwei toch 10 minuten te doen. Hetzelfde met onkruid wieden. Dan maar elke dag 10 minuten (in de zomer dus !).  Bedenk maar eens hoeveel voldoening dat geeft : weer een taak afgevinkt, een vervelende zelfs !
  • Focus op 1 ding, 1 doel
    Ik ben zeer snel afgeleid, zeker als het om vervelende taken gaat zijn er altijd (leukere) dingen die belangrijker lijken. Het opruimen in de keuken is dan ook : aanrecht en tafel, niets anders. Het opschonen van mijn e-mail is deleten en in juiste mappen steken, en niet antwoorden of lezen.
  • Zet regelmaat
    Vele kleintjes lopen op tot één groot, zowel in het voldoen van de taak als in het verwaarlozen van de taak. Het opruimen van mijn bureau(-tafel) gebeurt elke dag. Voor sommige taken heb ik een wekelijkse of zelfs maandelijkse herhaling. Ik gebruik daarvoor een schitterende app die mij bij de les houdt.
  • Zorg voor afwisseling
    Toen ik mijn bezorgheid uitte aan een vriend van mij omdat hij volgens mij – hij was CEO van een groot bedrijf – geen onstpanning had, zei hij me ‘mijn ontspanning zit in de afwisseling’. Je kan van je werk ook soms afwisseling maken. Papieren ordenen is een verademing na een intellectuele inspanning. Als ik de hele dag druk bezig geweest ben met mensen kan ik, omgekeerd, gelukkig zijn dat ik eens in alle stilte mijn hoofd kan gebruiken om te studeren.
  • Voorzie voor alles hoeveel tijd je er zal aan besteden
    In principe is dit een tip die dicht samenhangt met nummer 1, al kunnen natuurlijk niet alle taken herleid worden tot 10 à 30 minuten (al neemt volgens mij je rendement wel af als je te lang met hetzelfde bezig bent, alsook je focus, waardoor je misschien wel bezig bent met dingen die je doel (punt 2) niet waren).
    Voor mij is dit heel belangrijk omdat ik niet zo tijdbewust ben. Of het nu om een taak van 10 minuten of om eentje van een uur gaat, met de klok voor mij én een goed geformuleerd doel, weet ik wat ik in die tijd wil bereiken. Daardoor word ik minder afgeleid. Het verplicht mij ook tot realisme, want ik ben dikwijls zo naïef van te denken dat ik zeeën van tijd heb.
    Opnieuw : ik gebruik daarvoor  weeram diezelfde prachtige app.
  • All work and no play makes Jack a dull boy
    We leven niet om te werken. Dat is althans mijn opvatting. Maar wie niet oplet werkt gewoon de hele tijd want er is altijd wel iets te doen en het kan altijd beter. Daarom : plan ook wat je graag doet en gebruik dezelfde principes. Zet er tijd op en zet voor jezelf scherp wat je wil doen met die vrije tijd. In mijn geval is sporten en lezen evengoed een “taak”. Het zijn dingen die ik belangrijk vind. Het helpt ook om evenwicht te vinden. Ik heb zelfs zoiets als ‘sociaal leven’ als taak !
  • Plan per week en niet per uur
    In zekere zin plan ik per dag, maar ik zet nergens dat ik op dit moment dat ga doen. Er zijn teveel zaken waar je geen controle over hebt en dan is je hele planning op zeep. Ik kan door die geweldige app wel kiezen of ik een week- dan wel een dagoverzicht wil. Wat ik niet gedaan heb die dag, verhuist gewoon naar de volgende dag. (jaja, opnieuw dankzij die app !)
  • Vraag je bij alles af wat je prioriteiten zijn
    Dit is misschien nog het allerbelangrijkste en ik geef toe dat ik hier nog niet zo goed in ben. Sommige mensen zullen vinden dat handdoeken gesstreken moeten worden, of lakens, maar is het wel je tijd waard ? Dit is nog een onschuldig voorbeeld, bij mij is het dikwijls de grens tussen ‘meer dan goed genoeg ‘ en ‘perfect‘. Of in sommige gevallen merk ik dat ik toch veel tijd in de vorm steek terwijl het overduidelijk is dat van mij vooral inhoud gevraagd wordt (die ik ook geef, maar ik steek ondertussen toch wel veel tijd in de vorm ook).
    Is wat ik doe, wel hetgene dat ik wil doen ? Is dat wel mijn taak ? Is het gerechtvaardigd dat ik er zoveel tijd in steek ?
     
  • Durf te kuisen in verplichtingen / gewoontes
    Dus ook in sociale contacten en gewoonten waar er zonder dat je er erg in hebt, veel tijd in kruipt. Voor Facebook gebruik ik Waste no time, waardoor ik maar 10 minuten per dag op Facebook kan.  Je kan het aanpassen naar wat eigen voorkeur. Ik maak ook gebruik van Freedom, waardoor gewoon je hele internet platligt. Wastnotime doet de job echter even goed.
  • Ga ten rade bij anderen hoe zij het voor elkaar krijgen
    Zelfs al neem je niets over, het zet je eigen tijdsgebruik in vraag. Ik ben zelf een gigantische fan van Stephen Covey en dan vooral van zijn boek prioriteiten, waarin hij stelt dat het niet gaat om zoveel mogelijk in zo weinig tijd te doen maar wel om die dingen te doen die je echt wil doen. Hij maakt in zekere zin ook geen onderscheid tussen privé en werk, wat ik geweldig vind. Tenslotte wil je ook een goede echtgenote (echtgenoot), vriend, moeder, etc. zijn en zou het heel triestig zijn dat je éérste/enige prioriteit je werk is en de rest daaronder lijdt.
    Tik het woord ‘lifehacking‘ in en je staat versteld van de goede tips.
     
  • Durf niets doen
    Nog eentje waar ik het moeilijk mee heb in een tijd waarin alles rendement moet hebben. Op zondag durf ik soms wel enige tijd lummelen en dus alle tips die hier boven staan compleet overboord gooien. Ik durf dan te zappen of gewoon in mijn hangmat te liggen. Ik durf lui zijn. Volgens mij is daar niets mis mee voor zover het een keuze is. Naar verluidt lag Descartes tot de middag in zijn bed en kreeg daar z’n beste gedachten.
  • Een app helpt
    Er zijn vele apps en ik heb er al vele gebruikt voor lange en voor korte tijd, betalend of gratis maar voor mij is Remember The Milk de beste app. Ten eerste geloof ik in het devies van David Allen (Getting Things Done) dat je een dumplaats nodig hebt voor alles wat in je hoofd komt. Dat kan bij RTM. Je kan elke taak van een begin- en einddatum voorzien, maar ook van allerlei tags (om taken te bundelen) en van tijd. Dat laatste is voor mij belangrijk. Als ik zie dat er op mijn daglijst (bovenop mijn tijd op mijn werkplaats) nog 5 uur taken staan, dan weet ik dat dat onmogelijk is. Er is integratie met Evernote – Gmail, Gmail Tasks enzovoort. Ik kan de lijst raadplegen op al mijn aparaten. Het systeem kan zelfs de hele manier van GTD integreren, iets wat ik niet gedaan heb wegens volgens mij te ingewikkeld. 
 
En aangezien ik graag lees/hoor hoe anderen het doen, ben ik heel gelukkig als je een postje laat met jouw tips of een verwijzing naar je blog/een URL.  Dankjewel !

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *