Timeboxing: geheim van een gebalanceerde dag
Sedert ik aan Timeboxing doe – uitgebreid beschreven door Marc Zao-Sanders – zijn mijn dagen, en bijgevolg weken en leven, beter. Laat ik het een aantal dagen liggen, dan merk ik meteen hoe alles weer in de war geraakt en de balans ver te zoeken is. De methode, volgens het boek toegepast door o.a. Michele Obama en Richard Branson, is geen hogere wetenschap. Je kunt er zo mee aan de slag. Benieuwd?
Daarom werkt timeboxing voor mij zo goed
Eén van de voordelen van timeboxing is dat je maar met één zaak hoeft bezig te zijn. Je moet maar één ding doen én je weet hoeveel tijd je ervoor hebt. Zo staat het schrijven van dit artikel in een timebox. Begintijd en eindtijd. Dat geeft doel aan wat ik aan het doen ben (het artikel moet af binnen die tijd). Ik zit als het ware in een cocon van volle concentratie en zorgeloosheid over andere zaken. 1 ding. Niet toevallig is de ondertitel van het boek van Marc Zao-Sanders ‘De kracht van één ding tegelijk doen‘. Bijkomend voordeel: voldoening. Na deze timebox (die nooit echt groot is), kan ik deze taak volledig afstrepen.
“Kiezen wat te doen, voordat de afleidingen van de dag zich aandienen; elke taak in een agenda specificeren, ook wanneer die zal beginnen en eindigen, op één ding tegelijk focussen: elke taak op een acceptabel (in plaats van perfect) niveau uitvoeren”.
Citaat uit Marc Zao-Sanders Timeboxing, de kracht van één ding tegelijk doen, Volt 2024Door aan timeboxing te doen is mijn dag evenwichtig. Timeboxing is niet enkel het afwerken van taken die met je ‘werk’ te maken hebben. Ook dit kan je in mijn dagplanning vinden: lezen, sporten, film kijken, koffie met vriend(in). Er is tijd voorzien en daarom weet ik dat mijn dag/week evenwicht is. Ik streep elke dag taken af die belangrijk zijn of die gewoonweg ‘moeten’ (zoals die strijk straks!), maar ik weet dat er ook andere ‘leukere’ zaken zijn die op mijn dagplanning staan. Het werkt overigens in twee richtingen. Soms kan ik zo opgaan in ‘werk’ dat ik maar blijf doordrammen, ook al weet iedereen dat als je dat te lang doet je meestal op ramkoers zit om jezelf uit te putten (of op z’n minst, zoals ik, slechtgezind te worden).
Goede planning vergt oefening
Laat ik eerlijk zijn, die planning heb ik nog altijd niet 100% onder de knie, maar dat belet me niet om al volop van de methode te profiteren. Gelukkig kan ik altijd terug naar het boek om te zien waar het misloopt. Timeboxing staat vol kleine hoofdstukjes met iedere keer één thema (en zelfs de tijd die het kost om het te lezen) waardoor je snel iets terugvindt.
- Heb ik inderdaad één taak gepland of is het een complexe taak, iets waarvoor ik eerst nog afhankelijk was van andere taken die voordien moeten gebeuren?
- Is de taak niet te lang? Zao-Sanders meent dat een taak maximaal een halve dag mag duren
- Is er balans? Zijn er ook momenten van ontspanning, sport, familie ingepland?
- Hoe dient timeboxing de doelen (zowel wat je ‘werk’ betreft als je persoonlijke doelen?)
- Wat is prioriteit?
Hoelang duurt een timebox?
“Mijn timeboxen duren vijftien, dertig of zestig minuten. Klein, middelgroot en groot. Kleiner dan vijftien minuten is te klein om de moeite van het timeboxen waard te zijn (dan wordt het administreren omslachtig, ontmoedigend en streeft het zijn doel voorbij) en dus bundel ik zulke kleine taken samen om grotere, lonende timeboxen te maken. Ik vind dat taken die langer dan een uur duren zwaar aandoen, zodat ik ze liever opdeel in kleine stukjes”.
Citaat uit Marc Zao-Sanders Timeboxing, de kracht van één ding tegelijk doen, Volt 2024
Dat betekent niet dat alle taken in maximaal een uur afgewerkt kunnen worden, maar wel dat je je best maximaal een kwartier, half uur of maximaal 1 uur op één ding richt. Het schrijven van een artikel kan in één blok. Nalezen en voorzien van illustraties in een ander blok. Die taken kunnen nà elkaar, maar door ze op te delen in blokjes hou je je concentratie hoog en de afleiding verder weg. Eén taak, één ding om op te concentreren.
Waarom zou je het boek Timeboxing lezen?
Misschien denk je: ik snap het (het principe is uitermate eenvoudig), dus waarom zou ik het boek nog lezen? Ik geef onmiddellijk toe dat ik het principe ook kende, maar het niet echt uitvoerde. Zo verwarde ik timeboxing met timeblocking. Bij het tweede staat geen er geen doel aan de eindmeet.
Maar bovenal: hoe eenvoudig het principe ook is, simpel in zijn uitvoering, overal liggen afleidingen en obstakels op de loer. Marc Zao-Sanders heeft tal van ervaring en wéét waar het fout kan lopen én hoe je kan zorgen dat je uit de mogelijke rabbitholes geraakt of je planning en omgeving zo organiseert dat de kans op een succesvolle uitvoering het grootst is.
Dit komt o.a. allemaal aan bod in het boek, zaken die je sowieso zelf zal ervaren als je er eenmaal aan begint
- Wat is een goede to-dolist en welke is de verhouding tot planning?
- Hoe maak ik een goede timebox?
- Hoe weet ik hoeveel tijd ik voor iets moet uittrekken?
- Hoe bepaal ik de volgorde van timeboxen?
- Hoe kan ik dit gebruiken als ik ook in een team werk?
- Hoe ga ik om met afleidingen?
- Wat zijn prioriteiten?
- Hoe zorg ik dat het systeem waakt over mijn balans in het leven?
- Wat is de band met mindfulness?
Intentioneel leven
Timeboxing gaat tenslotte om intentioneel leven, op klein en groot niveau.
Praktisch
Marc Zao-Sanders Timeboxing, de kracht van één ding tegelijk doen, is een uitgave van Volt (2024). Het boek telt 296 blz. en is o.a. te koop bij Bol.com voor €22,50 (paperback) of als e-book voor €11,99.
Extra tip: The 5 AM club, het belang van je dag goed te starten! Meer artikelen over productiviteit, timemanagement en boeken erover vind je door het klikken op de link.
