Tagarchief: productiviteit

Diep Werk

Gelezen: Diep Work – Cal Newport

Een boek met behoorlijk wat impact

Wanneer een boek je ertoe aanzet om je leven te veranderen, dan heeft het impact! Diep Werk van Cal Newport is zo’n boek voor mij.
Vertrekkend vanuit de vaststelling dat we leven en werken in een wereld waarin afleiding ons continu bedreigt en effectief meeneemt, houdt hij een pleidooi voor ‘diep werk’. Of anders geformuleerd: hoe je je aandacht best houdt bij wat er werkelijk toe doet. Het resultaat is werk van hogere kwaliteit en méér rust.

Tijdsregistratie – Laura Vanderkam

Ik kwam bij dit boek via een omweg. Laura vanderkam onderzocht de tijdsbesteding van honderden mensen en ze vergelijk de perceptie van drukte met het effectieve echte werken. De resultaten waren verbluffend. Veel mensen hadden de indruk veel meer te werken dan ze effectief deden. Ik vermoedde dat het bij mij niet anders was. Hoe kwam het dat ik zo weinig gedaan kreeg, terwijl ik toch de indruk had vele uren te werken?

Net als in het boek van Laura ging ik aan tijdregistratie doen. De resultaten waren gelijklopend met haar onderzoek. Dat ik geen vruchten plukte van mijn werk was (in mijn geval) vooral te wijten aan teveel afleiding. Die afleiding betekende helemaal niet dat ik doelloos bezig was of zelfs niet aan het werk. Alleen stak ik veel tijd in dingen (werk) die er niet zo toe deden. Ik stak (steek !) veel tijd in dringende niet belangrijke zaken (Cal Newport noemt dit oppervlakkig werk) en laat de belangrijke, niet dringende dikwijls op het tweede plan staan. Gelukkig ben ik al wat minder verslaafd aan verleiding.

Grote projecten vragen diep werk

Ik sta er te weinig bij stil, maar grote werken vragen grote blokken aaneen gesloten tijd. Hier en daar een beetje werken (al is het in termen van uren) brengt weinig diep werk, laat staan creatief werk; tot stand. Nu en dan een paar uurtjes hier en een paar uurtjes daar werken geeft wel resultaat, maar is zelden diep of vernieuwend. Mijn ervaring leert me dat hier en daar tussendoor een uur of enkele uren werken hetzelfde is als ‘onderhoud’, het zorgt ervoor dat alles loopt, maar ook niets meer.

Regels voor diep werk

In het tweede deel van zijn boek somt Cal Newport de regels voor diep werk op. Hij komt heel dikwijls terug op het ritualiseren van werk. Gewoontes zorgen er immers voor dat je minder wilskracht nodig hebt en dat je daar alvast geen energie hoeft in te steken. Voor mij betekent het bijvoorbeeld dat ik zowel tijdens de week als in het weekend vroeg opsta. Dat geeft mij niet enkel tijdwinst, het maakt alles ook een stuk makkelijker. Uiteraard lukt dat niet zonder evengoed op een relatief vast tijdstip te gaan slapen!

Voor wie alle regels wil kennen, raad ik het boek aan, maar dit zijn alvast dingen die ik wil onthouden en toepassen.

Ritualiseren

Wat je ‘gewoon’ bent kost minder energie en maakt het je een stuk makkelijker. Voor mij betekent ritualiseren steeds meer dat ik blokken van ongeveer 4 uur vast zet in de week om bepaalde dingen te doen. Het loont mij veel meer om in blokken van 4 uur mijn lessen voor te bereiden, dan wel in 4 springuren. Eerlijk: Volgens Calport is een blok van 4 uur niet voldoende om echt diep werk te doen, maar hé, ik moet ergens beginnen.

Werk zoals een bedrijf

Hier verwijst hij naar de 4 disciplines van Covey. Concreet betekent het dat je (a) focust op je doel. Voor mij is dat heel belangrijk. Wat wil ik nu doen en wat wil ik bereiken met deze 4 uur ? Wanneer ik het over afleiding had die ook werk was, ging het meestal hier fout. Ik zag een mailtje van een collega en ging er vervolgens op in en van het één kwam het ander. Je houdt (b) Je meet gedrag en doel. Dat klinkt veel harder dan het is, je houdt gewoon bij wat je effectief gedaan hebt en wat je met je tijd hebt gedaan. Soms besluit ik dat ik mij toch weer heb laten gaan aan allerlei ‘verleiding’. Dit sluit helemaal aan bij Vanderkams tijdsregistratie. Ik heb daar nog een hele weg in te gaan. Als ik zie wat ik effectief gedaan heb (half uur na half uur) dan valt dat soms nogal tegen. Werk aan de winkel ! (c) Hou een motiverend scoreboek bij. Van 4 klassen toetsen verbeterd! 2 books ahead in de Goodreadschallenge! Loopschema afgevinkt ! Het laatste principe is dat van (d) de verantwoording. Ik ‘verantwoord’ mijn werk niet aan anderen, maar ik evalueer mijn werk wel. Waarom heb ik niet gedaan wat ik van plan was? Wat waren de hindernissen? Hoe kan ik het voorkomen? Verantwoording is in mijn geval eerder evaluatie van de prestaties.

Omarm verveling

Ik kan dit vrij eenvoudig samenvatten: werk lang en met volle concentratie. Stop vervolgens. En werk dan totaal niet meer. Laat het allemaal los.
Beide vragen discipline, zowel het loslaten van het werk (ja hoor !) als het geconcentreerd werken. Maar wie dit kan, komt tot de mooiste productiviteit, in het nietsdoen en niet ‘bepaald’ bezig zijn verwerken je hersenen allerlei informatie en indrukken en kunnen ze compleet out of the box nieuwe dingen én oplossingen bedenken. Wanneer je met je neus continu op je werk zit, valt dit soms dik tegen.

Pas het pareto-principe toe

Ik ken dit principe al lang. Ondertussen herken ik de 80/20 regel gelukkig al heel snel. Vroeger zou ik altijd voor de 100 gegaan zijn, maar dat is niet altijd even zinvol. Om het even simpel samen te vatten: ik merk(te) dat ik ontzettend veel tijd kon steken in iets wat het product maar een klein beetje beter maakte. Ik zeg niet dat ik 80% van de tijd in een voordeel van 20% stak, maar wel dat ik voor de laatste 10% dikwijls 50% (tijds-)investering deed. Dat is niet lang niet altijd wijs. Nu vraag ik mij dikwijls af of die verhouding wel te verantwoorden is. (Goed is soms gewoon goed).

Newport zegt in dit verband overigens iets over de valkuil van het voordeel. Wanneer we ergens een voordeel inzien, dan zijn we snel bereid om ervoor te gaan. Hij raadt aan om het voordeel over lange tijd te zien en te kijken of het uiteindelijk wel een voordeel is. Ook voordelen ‘kosten’. Als voorbeeld haalt hij het uitbesteden van werk aan. Dat kan je meer kosten (geld) maar omdat je zelf niet over voldoende competenties beschikt en ondertussen niet aan je eigen werk bezig kan zijn, is het op lange termijn misschien toch beter om dingen uit te besteden.

Omgaan met mail

Ik had en heb duidelijk nog veel te leren als het over email gaat. Meer en meer ‘leer’ ik dat ik niet altijd hoef te antwoorden. Ik krijg behoorlijk veel mails om samen te werken voor deze blog. Vroeger stak ik daar behoorlijk veel tijd in om iedere keer netjes te antwoorden en werd het een heen en weer gemail. Tegenwoordig antwoord ik veelal niet. Dat ik dat niet doe heeft alles te maken met de wet van voordelen: het mag dan wel een voordeel(tje) hebben, ik wil het meestal niet omdat ik liever mijn tijd aan iets anders besteed.

Ik werk al een hele tijd met standaardmails en merk dat dit goed en efficient werkt. In die standaardmails hoef ik maar enkele details aan te passen en geen hele zinnen meer te typen. Ze zijn zo opgesteld dat de informatie overzichtelijk is en ik niets vergeet.
Vervolgens plan ik dergelijke standaardmails in zodat ik ze op 1 dag allemaal kan doen. Er zijn heel wat mails die overigens geen onmiddellijk antwoord vragen. Antwoorden binnen de week is prima, zeker als de andere partij iets van je wil. (Klinkt dat aanmatigend ?)

Laat de mailer voor je werken
Dit advies van Newport vind ik geweldig goed, maar ik durf het nog te weinig in praktijk brengen. We nodigen je graag uit om te brainstormen over… Er is een vergadering gepland over ….., ik wil graag eens met je spreken over…….(werkgerelateerd). Dat is zo vaag dat het om tijdsverlies vraagt. Cal Newport raadt je aan om de mailer te laten werken. ‘Som op wat je concreet van mij verwacht’. ‘Wat wil je concreet op de vergadering bespreken en welke input wil je van mij ?’

Eerlijk gezegd, ik durf dat nog niet goed, maar ik krijg toch steeds meer last met mails waarop staat ‘we nodigen je uit om eens samen te zitten rond …’.
Tja, dat zit je samen rond een onderwerp en duurt het nog een uur voor we weten welke kant het op moet gaan.

Samengevat

Diep werk van Cal Newport is een boeiend, maar ook behoorlijk confronterend boek. Het belooft niets, integendeel, het is een schop onder je kont. Wie alle adviezen kan volgen komt zeker tot groot werk, maar niet iedereen kan geheel en al meester zijn van zijn tijd. Als je baas nu en dan langskomt voor een praatje kan je moeilijk vragen dat hij dat niet doet omdat jij geconcentreerd wil werken. Idem met kinderen als je thuis werkt.
Enkele dagen ver van gezin en alles op een berg werken is wel één van de suggesties die hij doet, maar voor de meeste mensen wellicht absoluut niet haalbaar.

Dat betekent echter niet dat er veel is dat je wél kan doen. Ik kan wél in de bibliotheek enkele uren werken. Telefoon in de auto en wifi af. De bewustwording van tijd (Vanderkam) en van wat je effectief doet versus wat je denkt te doen, zal je zeker overtuigen van de noodzaak van diep werk. Tenslotte betekent diep werk ook dat je meer stressvrije tijd hebt om die dingen te doen die je echt of ook wil doen.

Cal Newport, Diep werk, werken in een wereld vol afleiding. Een uitgave van Business Contact, 4de druk 2019, 272 blz. Te koop bij o.a. Bol.com voor € 15.

Gelezen

It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried

What’s App staat lijnrecht tegenover wat ik wil

Onlangs had ik een gesprek (op zondag !) met een collega waarin ik mijn moeilijke verhouding met What’s App besprak. Ik had rond de middag een berichtje gekregen (groeps what’s app -werk); was er verder mee bezig (ik antwoordde) en belandde uiteindelijk bij een collega’ aan de telefoon. Toen zei hij dit:

Het is zondag


“Ja, het is nu zondag. Het is 16.30 uur en je bent al van 12 uur bezig”.

Ik vroeg: hoezo, van 12 uur bezig ?
Welja, het eerste berichtje is van rond 12 uur en nu gaat het er nog over.

Het is zondag“, zei de collega en ik dacht: Ja. Ook voor die collega. Ik bel die zomaar op op zondag. Niet dat dat niet mag. Maar het ging over iets triviaals. Niets dat niet kon wachten tot maandag. Vandaag was het zondag. Dus ja, waarom doen we dat eigenlijk ? What’s app en telefoneren over het werk voor zaken die compleet tijdens de werkuren kunnen gebeuren ?

It doesn’t have to be crazy at work

Ik lees momenteel een boek over hoe gek het op het werk kan zijn en hoe een hele bedrijfscultuur er alles aan doet om het nog gekker te maken. Gelukkig is er ook licht: it doesn’t have te be crazy at work !

Eén van de zaken die er aangehaald wordt, is het belang van ongestoord en met volle focus werken. Dat levert niet alleen het meeste, maar ook het beste resultaat. Dat wordt overigens gesteund door de kennis van de menselijke neurologie.

Evengoed wordt het belang van een frisse geest onderlijnd. Het werk stoppen om 17 uur en weekends om de batterijen op te laden.

Op zoek naar focus

A fractured hour isn’t really an hour—it’s a mess of minutes.

Aldus de auteur de auteur van It doesn’t have to be crazy at work. Ik sta daar helemaal achter en zoek o zo naar focus en ‘flow’ maar die What’s app berichten kunnen soms een volledig uur van concentratie en goed werk om zeep helpen.

Maar je hoeft toch niet te reageren ?

Iedere keer ik begin over de onrust die What’s app (of andere meldingen) mij geven, krijg ik dit als tegenargument. Het klopt helemaal en het helpt mij al een heel stuk verder door meldingen af te zetten. Maar zoals Jason Fried het zo goed zegt is het moeilijk om aan die ‘onmiddellijke vraag’ te weerstaan. Vandaar dat ik dit citaat maar even voor ogen hou:

The person with the question needed something and they got it.

The person with the answer was doing something else and had to stop.

That’s rarely a fair trade.

The problem comes when you make it too easy—and always acceptable—to pose any question as soon as it comes to mind.

Most questions just aren’t that pressing, but the urge to ask the expert immediately is irresistible.

Beste collega, mijn excuses

Taking someone’s time should be a pain in the ass. Taking many people’s time should be so cumbersome that most people won’t even bother to try it unless it’s REALLY IMPORTANT! Meetings should be a last resort, especially big ones.

Door te telefoneren had ik inbreuk gemaakt op de zondag van mijn collega. ‘Het is zondag’ was het eerste wat ik hoorde als reactie. Niet als verzuchting, maar als wijs woord van iemand die meteen ‘to the point’ kwam en mij confronteerde met mijn eigen gedrag.

Ik had net hetzelfde gedaan. Iemands tijd genomen. Iemand uit zijn focus en gedachten gehaald, terwijl het helemaal niet hoefde.

It doesn’t have to be crazy at work. En al helemaal niet op zondag.

It doesn’t have to be crazy at work

Ik leerde al veel uit het boek -dat nog niet eens helemaal uit is, maar ik geef alvast dit mee

Je werk is niet je familie, je product is niet ‘je baby’

Dat een CEO van een bedrijf dit volmondig zegt, vind ik geweldig. Hij ziet de waarde van familie. Voor je familie ga je door het vuur, daar vervagen de grenzen van engagement. Geweldig vindt hij dat. Dit geeft je leven zin en voldoening. Maar je ‘werk’ of je bedrijf is geen familie. Dat is begrensd. Dat is ‘maar’ werk, hoe hoog de kwaliteitseisen ook liggen. Er zijn grenzen en mensen blijven mensen, met nood aan tijd om op adem te komen, te herbronnen, samen te zijn met familie.

Pas op met extra’s

In grote bedrijven wordt dikwijls gegoocheld dat je er alles kan doen in vinden ‘op het werk’. Bedrijven met een fitness, een restaurant, kinderopvang etc.
Jason Fried waarschuwt hiervoor. In zekere zin nemen deze bedrijven je leven over, want daartegenover staat dikwijls dat je langer beschikbaar moet zijn of dat de grenzen tussen je persoonlijke leven en werk heel kwetsbaar worden.

De nood aan een sfeer van vertrouwen: de trustbattery

Slechte communicatie, veel werkstress, het gebrek aan rust om met volle focus je werk te doen, kan leiden tot een lege batterij. Leeg voor het volledige bedrijf:

Ever been in a relationship where you’re endlessly annoyed by every little thing the other person does? In isolation, the irritating things aren’t objectively annoying. But in those cases it’s never really about the little things. There’s something else going on. The same thing can happen at work. Someone says something, or acts in a certain way, and someone else blows up about it. From afar it looks like an overreaction. You can’t figure out what the big deal is. There’s something else going on. The trust battery is dead.

A low trust battery is at the core of many personal disputes at work. It powers stressful encounters and anxious moments. When the battery is drained, everything is wrong, everything is judged harshly. A 10 percent charge equals a 90 percent chance an interaction will go south.

Put je mensen uit en je krijgt dit. Tot mijn spijt herkenbaar.

De grootste les : rust en kalmte

‘Calm’ is een woord dat voortdurend terugkomt in ‘It doesn’t need to be crazy at work’. De grondlijn is deze: zorg dat mensen in een zo groot mogelijke rust met volle focus hun werk kunnen doen. Bezorg ze geen nodeloze stress door nodeloze vergaderingen of onmogelijke deadlines. Om 17 uur laptop dicht betekent: niet meer aan het werk. Punt. Ook thuis niet meer. Idem dito voor het weekend en vakanties.

Als je werkt, werk met volle focus, al je energie de best mogelijke inspanning.
Als je niet werkt, doe dan eender wat (hobby, gezin, vakantie) met volle focus.

Ik denk dat dat zoiets is als mindfullness op het werk. Van CEO tot de jongste werknemer.

Geweldig schoon vind ik dat.

Praktisch

Jason Fried, It doesn’t need to be crazy at work, 240 blz., uitgegeven door Harper Collins.
Te koop bij o.a. Bol.com voor € 12,99.

Gelezen: Pick Three – Randi Zuckerberg

Gezond verstand omzetten in daden

Eenvoudig toepasbaar en efficiënt, zo zou ik het boek willen noemen. Het is pure common sense, maar zoals het meestal gaat met ‘gezond verstand’ is het goed om het ook in daden om te zetten. Dit boek helpt je erbij.

De 5 + 1 pijlers van je leven

Waarover gaat het ? Over werk, familie, vrienden, gezondheid en slaap. Vijf dingen dus ! Voor Randi Zuckerberg zijn dit de belangrijkste waarden in haar leven. Omdat ik graag dwars lig vroeg ik mij af of dit ook mijn top vijf zou zijn en ik moet bekennen dat mijn lijstje er uiteindelijk niet zo anders uitzag. Rust is voor mij belangrijk, maar dat heeft alles te maken met gezondheid. Ik wil altijd nieuwe dingen leren, maar dat is wellicht evengoed onder de noemer (mentale) gezondheid te zetten. Tot ik tot de conclusie kwam dat er toch ééntje ontbrak: zingeving en engagement. Zingeving en engagement komen natuurlijk ook aan bod bij werk, vrienden en familie. Maar ik bleef met het gevoel zitten dat er een dimensie ontbrak: nl. het engagement voor mensen die je niet of nauwelijks kent (maar voor wie je wel wil opkomen) of idealen als vrijwilligerswerk en natuurbehoud.
Soit, ik had dus niet genoeg met die 5.
Wees echter gerust, met 6 kom je er ook. Of kies er compleet andere. Waarom niet ?

Neem je agenda en plan !

Van woorden naar daden, het kan een grote stap zijn, maar een eerste stap (lijkt mij) is plannen. Zorg dat je op weekbasis (of op maandbasis) aan alle pijlers tijd hebt gegeven. Pick three is haar dagelijkse advies. Zorg dat je tijd en energie vrijmaakt voor 3 waarden in je leven per dag en zorg dat ze op weekbasis allemaal aan bod gekomen zijn.

Allemaal evenveel ? Dat zou niet wijs zijn, lijkt mij. Wanneer je jonge kinderen hebt zal je meer tijd aan je kinderen moeten besteden dan wanneer ze al voor zichzelf kunnen zorgen. Als je net aan een carrière begint, zal dit wellicht een groot deel van je tijd innemen. Maar wat het ook is, laat je leven niet aan je voorbij gaan door jezelf te verliezen in één of enkele waarden. Het is puur gezond verstand, een leven in balans kan niet gebouwd zijn op enkel werk, enkel familie of enkel gezondheid. Zelfs dat laatste kan in barre omstandigheden waarin je misschien enkel dit hebt (werken aan genezing) niet alleen. In zo’n tijden is je werk dan misschien wel het laatste van je zorgen, zonder vrienden en familie wordt het een harde strijd.

Geen schuldgevoel en méér focus

Deze Pick Three methode bevrijd je alvast van een hoop schuldgevoel en beloont je bovendien met méér focus. Zo ben ik op maandag en dinsdag zo afgepeigerd (werk !) dat er zowel van sport (gezondheid) als slaap niet echt veel in huis komt. Ik slaap sowieso ontzettend slecht en op die dagen lijkt mijn hoofd gewoon door te drammen terwijl ik anderzijds ongeveer omval van de slaap. (Herkenbaar ?). Ik aanvaard het, het is zoals het is. Dit zijn geen dagen waar er nog méér sociaal contact (familie , vrienden) op mijn bordje moet komen.

Anderzijds voel ik mij niet schuldig dat het die dagen allemaal om het werk draait, al kom ik geen eens aan die ‘three’ waar Zuckerberg het over heeft.

Denk na over je dag

Zuckerberg komt uit het zakenleven (jaja, ze is de’ zus van’) en het evalueren van je dag wordt in veel bedrijven gepromoot. Ik vind het zelf één van de meest onderschatte tools, of het nu voor je werk of je persoonlijke leven is. Wat ging goed en wat niet ? Waar ben je tevreden over en wat zou je anders willen ? Hoe zal je morgen, met deze wetenschap, de dag beginnen ?

In het boek zitten een aantal werkbladen die je helpen bij deze bezinning. Valt het je moeilijk om tijd te vinden voor je gezin, vrienden ? Heb je enig idee hoe dat komt ? Zou je het anders willen ? Hoe dan ? Zijn er zaken in je leven die teveel tijd en energie vragen ? (Werk ? Familie ? Vrienden ? )

De testcase

Ik volgde de methode van Randi Zuckerberg’s Pick Three 3 weken lang. Zo heb ik ‘familie’ (groter dan gezin) echt moeten inplannen. Meestal laat ik dat voor ‘als er nog tijd is’. Of als er iets (lees: iemand) komt aangewaaid. Toen ik mijn overzicht zag, vond ik dat niet oké en nog altijd vind ik dat ik daar niet genoeg tijd en energie in steek.

Het is de eeuwig terugkerende vraag:

spendeer ik mijn tijd aan wat ik echt belangrijk vind ?

Aangezien ‘plannen’ mijn inspiratiewoord van het jaar is, werk ik daar behoorlijk hard aan, mét resultaat. Dit Pick Three schema is zeker een hulp.

Praktisch

  • Vlot geschreven
  • Heel toegankelijk
  • Situaties uit het leven
  • Voor iedereen toepasbaar

Voor wie ?

  • Voor wie balans kwijt is
  • Voor wil nadenken over wat echt belangrijk is in het leven
  • Voor denkers, planners en doeners
  • Voor wie gewoon een duwtje in de goede richting nodig heeft

Randi Zuckerberg, Pick Three, werk, familie, vrienden, gezondheid & slaap. Haal het beste uit jezelf. 304 blz, uitgegeven door HarperCollins. Te koop bij o.a. Bol.com voor € 19,99.