Tagarchief: timemanagement

Diep Werk

Gelezen: Diep Work – Cal Newport

Een boek met behoorlijk wat impact

Wanneer een boek je ertoe aanzet om je leven te veranderen, dan heeft het impact! Diep Werk van Cal Newport is zo’n boek voor mij.
Vertrekkend vanuit de vaststelling dat we leven en werken in een wereld waarin afleiding ons continu bedreigt en effectief meeneemt, houdt hij een pleidooi voor ‘diep werk’. Of anders geformuleerd: hoe je je aandacht best houdt bij wat er werkelijk toe doet. Het resultaat is werk van hogere kwaliteit en méér rust.

Tijdsregistratie – Laura Vanderkam

Ik kwam bij dit boek via een omweg. Laura vanderkam onderzocht de tijdsbesteding van honderden mensen en ze vergelijk de perceptie van drukte met het effectieve echte werken. De resultaten waren verbluffend. Veel mensen hadden de indruk veel meer te werken dan ze effectief deden. Ik vermoedde dat het bij mij niet anders was. Hoe kwam het dat ik zo weinig gedaan kreeg, terwijl ik toch de indruk had vele uren te werken?

Net als in het boek van Laura ging ik aan tijdregistratie doen. De resultaten waren gelijklopend met haar onderzoek. Dat ik geen vruchten plukte van mijn werk was (in mijn geval) vooral te wijten aan teveel afleiding. Die afleiding betekende helemaal niet dat ik doelloos bezig was of zelfs niet aan het werk. Alleen stak ik veel tijd in dingen (werk) die er niet zo toe deden. Ik stak (steek !) veel tijd in dringende niet belangrijke zaken (Cal Newport noemt dit oppervlakkig werk) en laat de belangrijke, niet dringende dikwijls op het tweede plan staan. Gelukkig ben ik al wat minder verslaafd aan verleiding.

Grote projecten vragen diep werk

Ik sta er te weinig bij stil, maar grote werken vragen grote blokken aaneen gesloten tijd. Hier en daar een beetje werken (al is het in termen van uren) brengt weinig diep werk, laat staan creatief werk; tot stand. Nu en dan een paar uurtjes hier en een paar uurtjes daar werken geeft wel resultaat, maar is zelden diep of vernieuwend. Mijn ervaring leert me dat hier en daar tussendoor een uur of enkele uren werken hetzelfde is als ‘onderhoud’, het zorgt ervoor dat alles loopt, maar ook niets meer.

Regels voor diep werk

In het tweede deel van zijn boek somt Cal Newport de regels voor diep werk op. Hij komt heel dikwijls terug op het ritualiseren van werk. Gewoontes zorgen er immers voor dat je minder wilskracht nodig hebt en dat je daar alvast geen energie hoeft in te steken. Voor mij betekent het bijvoorbeeld dat ik zowel tijdens de week als in het weekend vroeg opsta. Dat geeft mij niet enkel tijdwinst, het maakt alles ook een stuk makkelijker. Uiteraard lukt dat niet zonder evengoed op een relatief vast tijdstip te gaan slapen!

Voor wie alle regels wil kennen, raad ik het boek aan, maar dit zijn alvast dingen die ik wil onthouden en toepassen.

Ritualiseren

Wat je ‘gewoon’ bent kost minder energie en maakt het je een stuk makkelijker. Voor mij betekent ritualiseren steeds meer dat ik blokken van ongeveer 4 uur vast zet in de week om bepaalde dingen te doen. Het loont mij veel meer om in blokken van 4 uur mijn lessen voor te bereiden, dan wel in 4 springuren. Eerlijk: Volgens Calport is een blok van 4 uur niet voldoende om echt diep werk te doen, maar hé, ik moet ergens beginnen.

Werk zoals een bedrijf

Hier verwijst hij naar de 4 disciplines van Covey. Concreet betekent het dat je (a) focust op je doel. Voor mij is dat heel belangrijk. Wat wil ik nu doen en wat wil ik bereiken met deze 4 uur ? Wanneer ik het over afleiding had die ook werk was, ging het meestal hier fout. Ik zag een mailtje van een collega en ging er vervolgens op in en van het één kwam het ander. Je houdt (b) Je meet gedrag en doel. Dat klinkt veel harder dan het is, je houdt gewoon bij wat je effectief gedaan hebt en wat je met je tijd hebt gedaan. Soms besluit ik dat ik mij toch weer heb laten gaan aan allerlei ‘verleiding’. Dit sluit helemaal aan bij Vanderkams tijdsregistratie. Ik heb daar nog een hele weg in te gaan. Als ik zie wat ik effectief gedaan heb (half uur na half uur) dan valt dat soms nogal tegen. Werk aan de winkel ! (c) Hou een motiverend scoreboek bij. Van 4 klassen toetsen verbeterd! 2 books ahead in de Goodreadschallenge! Loopschema afgevinkt ! Het laatste principe is dat van (d) de verantwoording. Ik ‘verantwoord’ mijn werk niet aan anderen, maar ik evalueer mijn werk wel. Waarom heb ik niet gedaan wat ik van plan was? Wat waren de hindernissen? Hoe kan ik het voorkomen? Verantwoording is in mijn geval eerder evaluatie van de prestaties.

Omarm verveling

Ik kan dit vrij eenvoudig samenvatten: werk lang en met volle concentratie. Stop vervolgens. En werk dan totaal niet meer. Laat het allemaal los.
Beide vragen discipline, zowel het loslaten van het werk (ja hoor !) als het geconcentreerd werken. Maar wie dit kan, komt tot de mooiste productiviteit, in het nietsdoen en niet ‘bepaald’ bezig zijn verwerken je hersenen allerlei informatie en indrukken en kunnen ze compleet out of the box nieuwe dingen én oplossingen bedenken. Wanneer je met je neus continu op je werk zit, valt dit soms dik tegen.

Pas het pareto-principe toe

Ik ken dit principe al lang. Ondertussen herken ik de 80/20 regel gelukkig al heel snel. Vroeger zou ik altijd voor de 100 gegaan zijn, maar dat is niet altijd even zinvol. Om het even simpel samen te vatten: ik merk(te) dat ik ontzettend veel tijd kon steken in iets wat het product maar een klein beetje beter maakte. Ik zeg niet dat ik 80% van de tijd in een voordeel van 20% stak, maar wel dat ik voor de laatste 10% dikwijls 50% (tijds-)investering deed. Dat is niet lang niet altijd wijs. Nu vraag ik mij dikwijls af of die verhouding wel te verantwoorden is. (Goed is soms gewoon goed).

Newport zegt in dit verband overigens iets over de valkuil van het voordeel. Wanneer we ergens een voordeel inzien, dan zijn we snel bereid om ervoor te gaan. Hij raadt aan om het voordeel over lange tijd te zien en te kijken of het uiteindelijk wel een voordeel is. Ook voordelen ‘kosten’. Als voorbeeld haalt hij het uitbesteden van werk aan. Dat kan je meer kosten (geld) maar omdat je zelf niet over voldoende competenties beschikt en ondertussen niet aan je eigen werk bezig kan zijn, is het op lange termijn misschien toch beter om dingen uit te besteden.

Omgaan met mail

Ik had en heb duidelijk nog veel te leren als het over email gaat. Meer en meer ‘leer’ ik dat ik niet altijd hoef te antwoorden. Ik krijg behoorlijk veel mails om samen te werken voor deze blog. Vroeger stak ik daar behoorlijk veel tijd in om iedere keer netjes te antwoorden en werd het een heen en weer gemail. Tegenwoordig antwoord ik veelal niet. Dat ik dat niet doe heeft alles te maken met de wet van voordelen: het mag dan wel een voordeel(tje) hebben, ik wil het meestal niet omdat ik liever mijn tijd aan iets anders besteed.

Ik werk al een hele tijd met standaardmails en merk dat dit goed en efficient werkt. In die standaardmails hoef ik maar enkele details aan te passen en geen hele zinnen meer te typen. Ze zijn zo opgesteld dat de informatie overzichtelijk is en ik niets vergeet.
Vervolgens plan ik dergelijke standaardmails in zodat ik ze op 1 dag allemaal kan doen. Er zijn heel wat mails die overigens geen onmiddellijk antwoord vragen. Antwoorden binnen de week is prima, zeker als de andere partij iets van je wil. (Klinkt dat aanmatigend ?)

Laat de mailer voor je werken
Dit advies van Newport vind ik geweldig goed, maar ik durf het nog te weinig in praktijk brengen. We nodigen je graag uit om te brainstormen over… Er is een vergadering gepland over ….., ik wil graag eens met je spreken over…….(werkgerelateerd). Dat is zo vaag dat het om tijdsverlies vraagt. Cal Newport raadt je aan om de mailer te laten werken. ‘Som op wat je concreet van mij verwacht’. ‘Wat wil je concreet op de vergadering bespreken en welke input wil je van mij ?’

Eerlijk gezegd, ik durf dat nog niet goed, maar ik krijg toch steeds meer last met mails waarop staat ‘we nodigen je uit om eens samen te zitten rond …’.
Tja, dat zit je samen rond een onderwerp en duurt het nog een uur voor we weten welke kant het op moet gaan.

Samengevat

Diep werk van Cal Newport is een boeiend, maar ook behoorlijk confronterend boek. Het belooft niets, integendeel, het is een schop onder je kont. Wie alle adviezen kan volgen komt zeker tot groot werk, maar niet iedereen kan geheel en al meester zijn van zijn tijd. Als je baas nu en dan langskomt voor een praatje kan je moeilijk vragen dat hij dat niet doet omdat jij geconcentreerd wil werken. Idem met kinderen als je thuis werkt.
Enkele dagen ver van gezin en alles op een berg werken is wel één van de suggesties die hij doet, maar voor de meeste mensen wellicht absoluut niet haalbaar.

Dat betekent echter niet dat er veel is dat je wél kan doen. Ik kan wél in de bibliotheek enkele uren werken. Telefoon in de auto en wifi af. De bewustwording van tijd (Vanderkam) en van wat je effectief doet versus wat je denkt te doen, zal je zeker overtuigen van de noodzaak van diep werk. Tenslotte betekent diep werk ook dat je meer stressvrije tijd hebt om die dingen te doen die je echt of ook wil doen.

Cal Newport, Diep werk, werken in een wereld vol afleiding. Een uitgave van Business Contact, 4de druk 2019, 272 blz. Te koop bij o.a. Bol.com voor € 15.

Mijn inspiratiewoord van 2019: plannen !

Maak van 2019 een themajaar, jouw jaar !

Ik leerde dit concept van Gretchen Rubin die het al vele jaren doet. Ze centreert haar jaar rond een inspiratiewoord. Het kan natuurlijk ook een zin of slogan zijn, maar het zegt iets over wat voor jou belangrijk is en waar je dit jaar extra aandacht wil aan geven.

Voor 2018 koos ik het woord ‘dapper’. Toen ik het in januari koos had ik nog geen idee hoe dapper ik zou moeten zijn dit jaar, maar ik kan je alvast vertellen dat het werkt, zo’n woord. Dapper betekende voor mij om net een stapje verder te gaan. Om, wanneer ik dacht ‘laat maar’, toch nog even verder te doen. Dikwijls resulteerde dat ‘even’ in toch maar doorzetten, zodat ik best wel wat overwinningen in huis haalde. Het waren naar de buitenwereld geen spectaculaire overwinningen, maar kleine beslissingen.

Inspiratiewoord van het jaar: plannen !

Was het woord vorig jaar heel poëtisch omdat ik mijn inspiratie haalde uit een gedicht van Bart Moeyaert, dit jaar is het nogal functioneel en platjes. Er is weinig poëzie uit te halen. Toch sta ik volop achter het woord.

Natuurlijk is plannen niets nieuws voor mij. Ik merk echter dat ik vooral werk plan, dingen die moeten gebeuren en zichtbaar resultaat opleveren. Wanneer ik mijn planning bekijk (die ik al jaren heb) dan merk ik dat ze vooral extern gestuurd is. Het sociale leven, het werk, huis&tuinafspraken. Zaken die moeten worden afgewerkt. Behalve extern is er dikwijls ook een vorm van moeten.

De valse illusie van ‘als ik tijd heb’

Ik leerde van Laura Vanderkam dat mensen soms bijzonder eigenaardig omgaan met wat belangrijk is in hun leven. Iets wat je overigens ook terug vindt bij Stephen Covey, mijn all time hero. Zaken die belangrijk zijn, zijn zelden dringend. Bijgevolg komen ze snel op het lijstje ‘als ik tijd heb’. En zoals Vanderkam terecht opmerkt, komt die tijd er zelden. Want er is altijd wel iets anders, of naar Covey, er is altijd wel iets dat dringender is.

Wat belangrijk is, is zelden dringend.

Maar het zijn net die zaken die energie geven,

ook al staat er geen moeten voor.

Wat belangrijk is, geeft ons meestal veel energie, energie die we nodig hebben om die drukke agenda de baas te blijven. Dus waarom schuiven wat dat zoveel door naar ‘als ik tijd heb’ ? Voor mij is dat een belangrijke les: om wat ik belangrijk vind en waar ik energie uit haal echt te plannen en niet te laten afhangen van toevalligheden als ‘als ik eens tijd heb.

Belangrijk is overigens niet hetzelfde als spectaculair. Wandelen geeft mij energie. Lezen geeft mij energie. Koffie met vriendinnen ! Als ik het niet plan, komt het er niet van.

Elke dag iets wat je energie gééft

Ik vind de idee ‘tijd maken voor wat je energie geeft’ best wel belangrijk. In het leven zijn er tal van zaken die energieslopend zijn. Het moet worden gedaan en het leven is, zoals zo goed gezegd, geen ponykamp. Dat is niet erg, maar om het fijn te houden is het goed om nu dan en die dingen te doen die energie geven. Dààr wil ik het komende jaar aandacht aan schenken. Daarom is plannen mijn inspiratiewoord van het jaar !

Werken aan je dromen

Verder wil ik ook méér plannen aan wat mij dichter bij mijn dromen brengt. Dromen zonder plan zijn … dromen. Het gebeurt dikwijls dat ik denk ‘ik zou dat nog eens willen doen’, of ‘ooit wil ik …’. Daar wil ik meer in investeren. Soms is het maar een bevlieging, dat geef ik grif toe. Eenmaal het concreter wordt blijkt dat ik het toch niet zo leuk of aantrekkelijk vind. Dat is niet erg. Dan weet ik dat meteen en hoef ik later geen spijt te hebben. Maar sommige dromen blijven wel hangen. En die beginnen het beste met een plan !

En jij ?

Ik ben benieuwd of er, behalve in de VS waar het inspiratiewoord van het jaar meer bekend is, nog mensen zijn die met zo’n woord werken. Of die onmiddellijk weten ‘dàt zou mijn woord zijn’. Ik geloof erin: hoe meer aandacht je aan iets geeft, hoe belangrijker het wordt. Niet ?