Tagarchief: tips productiviteit

Gelezen

It doesn’t have to be crazy at work – Jason Fried

What’s App staat lijnrecht tegenover wat ik wil

Onlangs had ik een gesprek (op zondag !) met een collega waarin ik mijn moeilijke verhouding met What’s App besprak. Ik had rond de middag een berichtje gekregen (groeps what’s app -werk); was er verder mee bezig (ik antwoordde) en belandde uiteindelijk bij een collega’ aan de telefoon. Toen zei hij dit:

Het is zondag


“Ja, het is nu zondag. Het is 16.30 uur en je bent al van 12 uur bezig”.

Ik vroeg: hoezo, van 12 uur bezig ?
Welja, het eerste berichtje is van rond 12 uur en nu gaat het er nog over.

Het is zondag“, zei de collega en ik dacht: Ja. Ook voor die collega. Ik bel die zomaar op op zondag. Niet dat dat niet mag. Maar het ging over iets triviaals. Niets dat niet kon wachten tot maandag. Vandaag was het zondag. Dus ja, waarom doen we dat eigenlijk ? What’s app en telefoneren over het werk voor zaken die compleet tijdens de werkuren kunnen gebeuren ?

It doesn’t have to be crazy at work

Ik lees momenteel een boek over hoe gek het op het werk kan zijn en hoe een hele bedrijfscultuur er alles aan doet om het nog gekker te maken. Gelukkig is er ook licht: it doesn’t have te be crazy at work !

Eén van de zaken die er aangehaald wordt, is het belang van ongestoord en met volle focus werken. Dat levert niet alleen het meeste, maar ook het beste resultaat. Dat wordt overigens gesteund door de kennis van de menselijke neurologie.

Evengoed wordt het belang van een frisse geest onderlijnd. Het werk stoppen om 17 uur en weekends om de batterijen op te laden.

Op zoek naar focus

A fractured hour isn’t really an hour—it’s a mess of minutes.

Aldus de auteur de auteur van It doesn’t have to be crazy at work. Ik sta daar helemaal achter en zoek o zo naar focus en ‘flow’ maar die What’s app berichten kunnen soms een volledig uur van concentratie en goed werk om zeep helpen.

Maar je hoeft toch niet te reageren ?

Iedere keer ik begin over de onrust die What’s app (of andere meldingen) mij geven, krijg ik dit als tegenargument. Het klopt helemaal en het helpt mij al een heel stuk verder door meldingen af te zetten. Maar zoals Jason Fried het zo goed zegt is het moeilijk om aan die ‘onmiddellijke vraag’ te weerstaan. Vandaar dat ik dit citaat maar even voor ogen hou:

The person with the question needed something and they got it.

The person with the answer was doing something else and had to stop.

That’s rarely a fair trade.

The problem comes when you make it too easy—and always acceptable—to pose any question as soon as it comes to mind.

Most questions just aren’t that pressing, but the urge to ask the expert immediately is irresistible.

Beste collega, mijn excuses

Taking someone’s time should be a pain in the ass. Taking many people’s time should be so cumbersome that most people won’t even bother to try it unless it’s REALLY IMPORTANT! Meetings should be a last resort, especially big ones.

Door te telefoneren had ik inbreuk gemaakt op de zondag van mijn collega. ‘Het is zondag’ was het eerste wat ik hoorde als reactie. Niet als verzuchting, maar als wijs woord van iemand die meteen ‘to the point’ kwam en mij confronteerde met mijn eigen gedrag.

Ik had net hetzelfde gedaan. Iemands tijd genomen. Iemand uit zijn focus en gedachten gehaald, terwijl het helemaal niet hoefde.

It doesn’t have to be crazy at work. En al helemaal niet op zondag.

It doesn’t have to be crazy at work

Ik leerde al veel uit het boek -dat nog niet eens helemaal uit is, maar ik geef alvast dit mee

Je werk is niet je familie, je product is niet ‘je baby’

Dat een CEO van een bedrijf dit volmondig zegt, vind ik geweldig. Hij ziet de waarde van familie. Voor je familie ga je door het vuur, daar vervagen de grenzen van engagement. Geweldig vindt hij dat. Dit geeft je leven zin en voldoening. Maar je ‘werk’ of je bedrijf is geen familie. Dat is begrensd. Dat is ‘maar’ werk, hoe hoog de kwaliteitseisen ook liggen. Er zijn grenzen en mensen blijven mensen, met nood aan tijd om op adem te komen, te herbronnen, samen te zijn met familie.

Pas op met extra’s

In grote bedrijven wordt dikwijls gegoocheld dat je er alles kan doen in vinden ‘op het werk’. Bedrijven met een fitness, een restaurant, kinderopvang etc.
Jason Fried waarschuwt hiervoor. In zekere zin nemen deze bedrijven je leven over, want daartegenover staat dikwijls dat je langer beschikbaar moet zijn of dat de grenzen tussen je persoonlijke leven en werk heel kwetsbaar worden.

De nood aan een sfeer van vertrouwen: de trustbattery

Slechte communicatie, veel werkstress, het gebrek aan rust om met volle focus je werk te doen, kan leiden tot een lege batterij. Leeg voor het volledige bedrijf:

Ever been in a relationship where you’re endlessly annoyed by every little thing the other person does? In isolation, the irritating things aren’t objectively annoying. But in those cases it’s never really about the little things. There’s something else going on. The same thing can happen at work. Someone says something, or acts in a certain way, and someone else blows up about it. From afar it looks like an overreaction. You can’t figure out what the big deal is. There’s something else going on. The trust battery is dead.

A low trust battery is at the core of many personal disputes at work. It powers stressful encounters and anxious moments. When the battery is drained, everything is wrong, everything is judged harshly. A 10 percent charge equals a 90 percent chance an interaction will go south.

Put je mensen uit en je krijgt dit. Tot mijn spijt herkenbaar.

De grootste les : rust en kalmte

‘Calm’ is een woord dat voortdurend terugkomt in ‘It doesn’t need to be crazy at work’. De grondlijn is deze: zorg dat mensen in een zo groot mogelijke rust met volle focus hun werk kunnen doen. Bezorg ze geen nodeloze stress door nodeloze vergaderingen of onmogelijke deadlines. Om 17 uur laptop dicht betekent: niet meer aan het werk. Punt. Ook thuis niet meer. Idem dito voor het weekend en vakanties.

Als je werkt, werk met volle focus, al je energie de best mogelijke inspanning.
Als je niet werkt, doe dan eender wat (hobby, gezin, vakantie) met volle focus.

Ik denk dat dat zoiets is als mindfullness op het werk. Van CEO tot de jongste werknemer.

Geweldig schoon vind ik dat.

Praktisch

Jason Fried, It doesn’t need to be crazy at work, 240 blz., uitgegeven door Harper Collins.
Te koop bij o.a. Bol.com voor € 12,99.

Tien shortcuts voor productiviteit ! #boostyourpositivity

Shortcuts om het leven makkelijker te maken en te chaos te overzien ! Schitterend opdracht !

  1. Eenvoud loont
    Hoe minder spullen hoe minder je moet opruimen. Het lukt me niet altijd maar wanneer ik op het punt sta van iets te kopen vraag ik mij onmiddellijk af waar ik het zal laten en hoeveel opruimwerk/schoonmaakwerk er in steekt.
    Het neemt niet weg dat ik nog altijd veel te veel spullen heb, maar minder is zeker minder werk. Vergaren (voor ‘ooit eens’ ) betekent gegarandeerd stress.
  2. Bespaar jezelf stress door routines
    Van Obama wordt gezegd dat hij maar 2 kostums heeft : grijs en blauw en dat hij dat bewust doet omdat hij geen tijd wil steken in het ‘beslissen’ wat hij zal dragen.
    Voor vrouwen misschien moeilijker, maar in principe gaat dat op voor alles. Beslissingen nemen vraagt energie en tijd, en soms is het makkelijker om je keuzes te beperken.
    Weekmenu’s zijn daar een voorbeeld van, je hoeft niet elke dag om te gaan met de vraag ‘wat gaan we eten’, laat staan nagaan of je er het gerief voor hebt. Zelf gebruik ik die om reden nummer 3 niet, maar ik plan wel grotendeels mijn week in het weekend, ook wat de taken betreft. Ik weet waaraan ik toe ben en hoeveel tijd ik er voor nodig heb. Omdat het ongeveer iedere week hetzelfde is, gaat het vanzelf. Ik stel me daar geen vragen (meer) bij.
  3. De grootste tijdbesparing : eten op het werk
    Het moet natuurlijk kunnen, maar sedert het lief en ik dagelijks warm op het werk eten, merken we dat we gigantisch veel tijd uitsparen. Geen keuzegedoe en ook geen boodschappen, geen afwas. We dachten dat het een dure onderneming zou zijn, maar uiteindelijk zijn we goedkoper af omdat we minder boodschappen doen en minder in huis halen. Wat je over hebt moet je tenslotte ook op de een of andere manier verwerken (vraagt tijd en organisatie).
  4. De mandjes
    Iedereen in het huis heeft hier een mand op naam. Een kleine rieten mand. Spullen die ik vind van iemand in het huis gaan in de mand en vervolgens gaat de mand naar de kamer/bureau van de betreffende persoon. Ik ben van het stoute type : ik durf ze daar te legen in hun kamer, op een hoopje. Ervaring leert dat ik anders de manden niet terugzie. Het opruimen van de eigen kamer moeten ze zelf doen.
  5. Zet uw internet af 
    Ik gebruik Freedom, (ook voor Windows !)  maar er zijn ook andere programma’s. Ongelooflijk hoeveel tijd ik daar al mee gewonnen heb ! Maar ook : internettijd is nu geen gestolen tijd meer en gebeurt niet meer tussendoor. Dat hoort ook bij “Doe 1 ding en 1 ding alleen” (zie 8)
  6. Zet bij takenlijstjes een tijd die je aan de taak wil besteden. (zie ook 7)
    Voor mij is dat gigantisch belangrijk omdat ik de neiging heb dingen te grondig te willen doen of plots veel te veel hooi op mijn vork neem en de tijd uit het oog verlies waardoor iets dat vol goede wil begonnen was, eindigt in een lege kast en een overvolle vloer. Ik zet bijna altijd een keukenwekker (of de digitale versie) op  en bepaal hoeveel tijd ik in iets wil steken. Het voordeel is dat dit motiverend is voor de meest vervelende klussen :  het geeft mij moed (er komt een einde aan) en zorgt dat ik er mij niet in verlies. Meteen is ook de angst ‘veel te groot werk’ en het argument  ‘daar heb ik geen tijd voor’ overwonnen.
  7. Remember The Milk
    houdt al mijn taken bij en telt ook op hoeveel tijd ik nodig zal hebben vandaag. Soms merk ik dat ik totaal onrealistisch ben. Dan schuif ik door of schrap ik gewoon de taak.
  8. Stel prioriteiten en doe 1 taak tegelijk
    Soms besteed ik een halve dag aan allerlei kleine onbelangrijke taakjes. Dat geeft mij het gevoel dat ik heel erg bezig ben (stel u voor, 15 taken gedaan !) maar eigenlijk heb ik niets belangrijks gedaan. Daarom bepaal ik iedere dag (in mijn geval meestal in het weekend voor de komende week) welke taken ik zéker af wil hebben. Het getal is nooit hoger dan 3. De belangrijke taken zijn dan gelukkig gedaan.
  9. Het leven is niet alleen maar werken en taken doen
    Het huis kan hier zot draaien, op gezette tijden nemen we beiden tijd voor onszelf,  (alleen) maar ook samen. Ons welbevinden en onze relatie is meer dan samen lijstjes afwerken. Wij zetten hiervoor expliciet tijd ‘vast’. Dat kan een uur zijn maar ook een hele dag. Geen schuldgevoelens hierover. Kwestie van geen huishoudburn-out te krijgen.
  10. De GTD 2 minuten regel
    Wat je in 2 minuten kan doen moet je onmiddellijk doen. Eenvoudig en o zo efficiënt !

Terwijl ik dit schrijf merk ik dat ik best wel een boek zou kunnen schrijven vol tips. Maar wat voor de ene persoon werkt, werkt mogelijk niet voor de andere. Ik vind het vast een schitterend initiatief, want het zit ‘m dikwijls in kleine veranderingen die een heel verschil maken. Dus ben ik benieuwd naar al jullie tips !